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公文管理系统

功能概述:

功能范围主要包括,系统应在B/S模式下完成待取公文提醒、批示登录、登录修改、资料管理、原件扫描和归档功能,实现通过公文基本要素进行批文查询、档案查询和统计功能。 

一、系统登录

系统将链接在"领导办公服务"系统上,用户在该网站进行单点登录,尽量不与NDS系统进行交涉,可以采取中转页面等方式,避免用户登录的复杂性。

二、待取公文提醒

系统应在首页提示秘书一处文件箱和收发室文件箱待取公文的数量、来文单位、标题、紧急程度和投箱时间。

三、批示登录

①办公厅呈报公文批示登录

系统应提示公文所处位置,待市政府领导同志批示后,由秘书登录批示编号、批示内容(必填)、批示日期、办理情况(备注)和发往单位。其中批示编号应由系统自动生成,生成规则为:领导同志姓名+年度+流水号。

秘书登录批示后,办公厅承办处室工作人员无需在公文管理系统中登录,如果秘书未进行登录,应由承办处室工作人员代为登录,承办处室工作人员登录时系统同时生成批示编号,秘书应可以查看相关信息。

②其它公文批示登录

市政府领导同志批示通过其它渠道呈报的公文,秘书登录以下内容:批示编号、来文单位、来文日期、标题(必填)、批示内容(必填)、批示日期、办理情况、发往单位、来文文号、秘密等级和紧急程度。

其中批示编号规则同办公厅呈报公文的批示编号规则一致。

四、归档

秘书上传扫描件后,选择是否归档,归档代表此件办结。

五、登录修改

系统应允许用户修改自己添加的所有信息,包括:公文要素、扫描件、登录信息等。登录修改列表按照“修改优先、编号倒排”的排序原则,应允许用户自定义字段及列宽,默认字段为“批示编号、来文单位、标题、批示内容和发往单位”。

六、资料管理

资料管理应分为共享资料区和个人资料区。

共享资料以每位用户姓名为目录名,列出该用户所有已共享的资料,允许用户进行添加、修改和删除。

个人资料区应允许用户添加、修改和删除目录,添加、修改和删除资料内容。

个人资料区的内容,应允许用户推荐给其他用户,用户可以添加各种文件格式的资料。

七、批文查询

用户可以通过公文各要素进行组合查询,组合查询项包括:办(阅)文号、批示编号、标题、来文单位、秘密等级、紧急程度、办结类型、文种、来文单位种类、收文日期,查询的结果应列表显示,并可以查看公文的基本信息、登录信息、全文信息、投箱信息、运转信息和办结信息,可以查看已扫描的领导同志批示页。

八、档案查询

将此功能直接链接到办公厅档案系统。

九、批文统计

A.批文数量统计:用户选择时间范围,系统生成批示文件数量统计表,包括:时间范围、办文数量、阅文数量、办阅文合计、其它文件数量、合计和总计。

B.批文数量分类统计:用户选择时间范围,系统生成各类来文单位的数量统计表。

十、帮助

根据用户需求,提供有关国家规定性文件,以内本系统的使用手册。

1.根据市政府有关要求,将扫描功能集成到本系统中。

批示登录完成后,秘书可以在系统中扫描领导同志批示页,扫描的图像文件应自动保存在系统数据库中,无需秘书手工在本地硬盘目录查找后上传,在扫描设备的选型时,应考虑体积、多页连续扫描、双面扫描、平台扫描、异形纸张扫描(如报刊杂志)和噪音低,如果出现扫描失败的情况,系统应可以自动进行判断,并提示用户。

2.与市政府办公厅其他办公系统接口

1)与市政府办公厅公文管理系统接口。

读取公文管理系统的首登录、续登录、办结登录、全文信息、投箱信息、运转信息。

写入公文管理系统的续登录信息。

2)与市政府办公厅智能交换系统接口

读取智能交换系统的箱存信息。

3NDS身份认证接口

3.对用户进行系统使用和维护培训。

系统约束和依赖:

1. 架构设计:本系统应该遵循的J2EE编程规范。

2. 软件:本系统支持WindowsLinuxUnix服务器端,支持应用服务器TomcatWebLogicWebsphere等,支持Oracle10g数据库。

3. 浏览器:支持IE5.5以上版本。

4. 硬件:支持常见的服务器、扫描仪、打印机等。

依赖:

1. 部分数据来源依赖于公文管理系统、智能交换系统,以及配合情况。

2. 用户身份认证依赖于指定的认证系统的工作平台。

3. 扫描文件依赖于扫描设备的正常工作。

4. 

典型界面

公文管理系统

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